Datenschutzerklärung
Gültig ab 27. Juli 2026 · Zuletzt aktualisiert 27. Juli 2026
Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Wrenta verarbeitet, warum, wer sie sehen kann, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie daran haben.
Inhalt
1Welche Daten wir erheben
Je nachdem, was Ihre Organisation aktiviert, verarbeitet Wrenta:
- Konto & Profil — Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Abteilung, Position und Profilfoto, eingegeben von Ihnen oder den Administratoren Ihrer Organisation.
- Personaldaten (sofern aktiviert) — Personalnummer, Eintritts-/Probezeit-/Vertragsdaten, Qualifikationsnotizen und, nur sofern der Prozess Ihrer Organisation dies erfordert, eine Sozialversicherungsnummer. Diese sind nur für autorisierte Administratoren sichtbar, nicht für Kolleginnen und Kollegen.
- Zeit & Dienstplan — Ein-/Ausstempel-Zeitstempel, Pausen, zugewiesene Schichten und Planänderungen, zur Berechnung der Arbeitszeiten und Stundenzettel.
- Standort beim Einstempeln — siehe §3.
- Abwesenheit & Urlaub — Urlaubs- und Krankmeldungen (Daten, Art) sowie von Ihnen beigefügte Dokumente (z. B. eine ärztliche Bescheinigung).
- Dokumente — Dateien, die Sie oder Ihre Organisation zu Ihrem Mitarbeiterprofil hochladen (z. B. Verträge, Zertifikate).
- Nachrichten — Chat-Nachrichten und Ankündigungen innerhalb der App.
- Gerät & Diagnose — ein Push-Benachrichtigungs-Token sowie Absturz-/Diagnoseberichte (über Firebase Crashlytics), um die App stabil zu halten.
2Zweck der Verarbeitung & Rechtsgrundlage
| Zweck | Rechtsgrundlage (DSGVO Art. 6) |
|---|---|
| Betrieb von Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten für das Arbeitsverhältnis | Vertragserfüllung / berechtigte Interessen der Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f) |
| Überprüfung der Anwesenheit vor Ort beim Einstempeln (Geofence) | Berechtigte Interessen an genauen Zeitaufzeichnungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Versand betrieblicher Benachrichtigungen (Schichterinnerungen, Genehmigungen) | Berechtigte Interessen / Einwilligung für Push (Art. 6 Abs. 1 lit. f, a) |
| Aufbewahrung arbeits- oder steuerrechtlich erforderlicher Aufzeichnungen | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| App sicher und stabil halten (Diagnose) | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbung und verkaufen sie nicht.
3Standortdaten
Wenn Sie ein- oder ausstempeln, erfasst die App Ihren Gerätestandort einmalig, in genau diesem Moment, um zu bestätigen, dass Sie sich an einem autorisierten Arbeitsort befinden. Wir verfolgen Ihren Standort nicht im Hintergrund oder zwischen Stempelvorgängen. Standortprotokolle werden für einen begrenzten Zeitraum (standardmäßig 90 Tage) gespeichert und danach automatisch gelöscht. Sie steuern die Standortberechtigung des Betriebssystems und können sie jederzeit in Ihren Geräteeinstellungen widerrufen.
4Biometrische Authentifizierung
Wenn Sie Face ID / Touch ID / die Fingerabdruck-Entsperrung für das Einstempeln aktivieren, wird diese Prüfung vollständig vom Betriebssystem Ihres Geräts durchgeführt. Ihre biometrischen Daten verlassen niemals Ihr Gerät und werden von uns nie übermittelt oder gespeichert — wir erhalten lediglich eine Ja/Nein-Bestätigung, dass das Gerät Sie authentifiziert hat.
5Wer Ihre Daten sehen kann
Ihre Daten sind nur innerhalb Ihrer beschäftigenden Organisation sichtbar — sie werden niemals an andere Organisationen weitergegeben, die Wrenta nutzen, und niemals verkauft. Innerhalb Ihrer Organisation richtet sich die Sichtbarkeit nach der Rolle: Manager und Administratoren sehen die Mitarbeiterdaten, die zur Dienstplanung und Lohnabrechnung erforderlich sind; Kolleginnen und Kollegen sehen nur, was zur Schichtkoordination nötig ist (z. B. Namen in einem gemeinsamen Dienstplan).
6Dienstleister (Auftragsverarbeiter)
Wir nutzen eine kleine Auswahl geprüfter Anbieter zum Betrieb des Dienstes. Sie verarbeiten Daten nur nach unseren Weisungen:
| Anbieter | Zweck |
|---|---|
| Google Firebase (Cloud Messaging, Crashlytics) | Push-Benachrichtigungen; Absturzdiagnose |
| Neon | Verwaltetes Datenbank-Hosting |
| Render | Hosting des Anwendungsservers |
| Cloudflare (R2, Pages) | Dateispeicherung & Content-Auslieferung |
| Resend | Transaktions-E-Mails (z. B. Einladungen, Passwort-Zurücksetzungen) |
7Internationale Datenübermittlungen
Einige unserer Anbieter verarbeiten Daten auf Servern in den Vereinigten Staaten. Wo Daten den Europäischen Wirtschaftsraum verlassen, sind sie durch geeignete Garantien geschützt — insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission —, sodass sie ein gleichwertiges Schutzniveau genießen. Details zu diesen Garantien können Sie über den unten stehenden Kontakt anfordern.
8Wie lange wir sie speichern
Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto aktiv ist, zuzüglich etwaiger arbeits- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen in der Rechtsordnung Ihrer Organisation. GPS-Standortprotokolle werden unabhängig vom Kontostatus nach einem begrenzten Zeitraum (standardmäßig 90 Tage) automatisch gelöscht. Bei Löschung eines Kontos (siehe §10) anonymisieren wir die personenbezogenen Daten; einige Aufzeichnungen (z. B. geleistete Arbeitsstunden) können in anonymisierter Form aufbewahrt werden, sofern dies aus rechtlichen oder steuerlichen Gründen erforderlich ist.
9Ihre Rechte
Vorbehaltlich des geltenden Rechts haben Sie das Recht: auf Auskunft über Ihre Daten; auf Berichtigung unrichtiger Daten; auf Löschung; auf Erhalt einer Kopie (Datenübertragbarkeit); auf Widerspruch gegen oder Einschränkung bestimmter Verarbeitungen; und auf Widerruf einer Einwilligung, sofern die Verarbeitung darauf beruht. Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen.
Da Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche ist, richten Sie Anfragen bitte zunächst an die Administratoren Ihrer Organisation; Sie können uns auch unter support@wrenta.co erreichen, und wir unterstützen den Verantwortlichen bei der Beantwortung.
10Konto löschen
Sie können Ihr Konto jederzeit unter Profil → Datenschutz in der App löschen und Ihre Daten exportieren. Die Löschung anonymisiert Ihre personenbezogenen Daten wie in §8 beschrieben. Wenn Sie nicht auf die App zugreifen können, senden Sie eine E-Mail von Ihrer registrierten Adresse an support@wrenta.co, und wir bearbeiten die Anfrage. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auch unter wrenta.co/delete-account.
11Sicherheit
Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt (HTTPS/TLS). Der Zugriff ist nach Rollen beschränkt und durch Authentifizierung geschützt. Wir nutzen renommierte Infrastrukturanbieter und treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten; keine Übertragungs- oder Speichermethode ist jemals vollständig sicher, aber wir arbeiten daran, das Risiko gering zu halten.
12Kinder
Wrenta ist ein Arbeitsplatz-Werkzeug für Beschäftigte. Es richtet sich nicht an Kinder, und wir erheben wissentlich keine Daten von Personen, die das gesetzliche Mindestalter für eine Beschäftigung in ihrer Rechtsordnung noch nicht erreicht haben.
13Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. In diesem Fall ändern wir das oben stehende Datum „Zuletzt aktualisiert“ und weisen bei wesentlichen Änderungen deutlicher darauf hin.
14Kontakt
Für Datenschutzfragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte: support@wrenta.co. Für Daten, die Ihr Arbeitgeber kontrolliert, wenden Sie sich an die Administratoren Ihrer Organisation.